Ankiety i zgody RODO w systemie rezerwacji — jak to działa?

Po co ankiety w systemie rezerwacji?

Papierowe formularze to przeszłość — są nieczytelne, gubią się i zajmują miejsce. Ale obowiązek zbierania zgód i informacji zdrowotnych nie zniknął. Wręcz przeciwnie — RODO wymaga udokumentowanej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Cyfrowe ankiety w systemie rezerwacji rozwiązują kilka problemów jednocześnie:

• Zgodność z RODO — masz dowód zgody z datą, podpisem i treścią
• Oszczędność czasu — klient wypełnia ankietę przed wizytą, nie w recepcji
• Bezpieczeństwo danych — ankiety przechowywane cyfrowo, nie w szufladzie
• Automatyzacja — ankieta wysyła się sama po rezerwacji
• Archiwizacja — każda odpowiedź dostępna jako PDF do pobrania

Jak stworzyć ankietę w panelu administracyjnym?

W panelu UmówSię wchodzisz w sekcję „Zgody" i klikasz „Dodaj ankietę". Otwiera się edytor, w którym budujesz formularz:

1. Nadajesz nazwę ankiety (np. „Zgoda RODO", „Ankieta zdrowotna")
2. Dodajesz opis widoczny dla klienta
3. Tworzysz strony — ankieta może mieć wiele stron z oddzielnymi tytułami
4. Na każdej stronie dodajesz pytania różnych typów
5. Ustawiasz, które pytania są wymagane

Na powyższym zrzucie widać przykładową ankietę „Zgoda RODO" z blokiem informacyjnym o administratorze danych i dwoma pytaniami wymagającymi odpowiedzi Tak/Nie. Każde pytanie można przeciągać, żeby zmienić kolejność.

Typy pytań — od Tak/Nie po wyszukiwarkę leków

System obsługuje 8 typów pytań, dzięki czemu możesz stworzyć praktycznie dowolny formularz:

• Tak/Nie — idealne do zgód i oświadczeń. „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych..."
• Jednokrotny wybór — pytanie z listą opcji, klient wybiera jedną. „Jaki rodzaj fryzury preferujesz?"
• Wielokrotny wybór — checkboxy, klient zaznacza wszystkie pasujące. „Jakie problemy ze skórą głowy występują?"
• Pole tekstowe — swobodna odpowiedź. „Opisz swoje oczekiwania"
• Data — wybór daty z kalendarza. „Kiedy odbywa się wydarzenie?"
• Autouzupełnianie — pole tekstowe z podpowiedziami
• Wyszukiwarka leków — specjalistyczne pole do wyszukiwania leków z bazy (dla gabinetów medycznych)
• Blok informacyjny — nie jest pytaniem, wyświetla tekst. Idealny na klauzulę informacyjną RODO

Blok informacyjny to szczególnie przydatna funkcja — pozwala wstawić pełną treść klauzuli RODO (administrator danych, cel przetwarzania, prawa podmiotu danych) bez wymagania odpowiedzi od klienta.

Przypisanie ankiety do usługi

Każdą ankietę możesz powiązać z konkretnymi usługami. Ustawiasz dwa parametry:

• Wymagana — klient musi wypełnić ankietę, żeby potwierdzić rezerwację
• Opcjonalna — ankieta jest sugerowana, ale nie blokuje rezerwacji

Przykład z salonu fryzjerskiego:

• Zgoda RODO → wymagana dla wszystkich usług
• Ankieta zdrowotna → wymagana tylko dla usług chemicznych (koloryzacja, baleyage)
• Zgoda marketingowa → opcjonalna dla wszystkich usług
• Brief stylizacyjny → wymagany tylko dla stylizacji okolicznościowej

System automatycznie wie, które ankiety pokazać klientowi na podstawie zarezerwowanej usługi.

Jak klient wypełnia ankietę?

Klient trafia na ankietę na trzy sposoby:

1. Ekran potwierdzenia rezerwacji

Zaraz po zarezerwowaniu wizyty klient widzi ekran potwierdzenia z listą oczekujących ankiet. Każda ankieta ma bezpośredni link — klient klika i od razu wypełnia.

2. E-mail lub SMS

Z panelu administracyjnego możesz wysłać link do ankiety bezpośrednio na e-mail lub SMS klienta. Przydatne, gdy klient zarezerwował telefonicznie albo zapomniał wypełnić ankietę przy rezerwacji.

3. Kod QR na miejscu

Klient przychodzi na wizytę bez wypełnionej ankiety? Wystarczy pokazać mu kod QR z panelu — skanuje telefonem, wypełnia formularz i podpisuje w mniej niż minutę. Szczegóły w sekcji Kod QR poniżej.

Niezależnie od sposobu, formularz wygląda tak samo — czytelny, wielostronicowy, z przyciskami Dalej/Wstecz do nawigacji między stronami:

Podpis elektroniczny

Na ostatniej stronie ankiety klient składa podpis elektroniczny rysując go palcem (na telefonie) lub myszką (na komputerze). Podpis jest zapisywany jako obraz i dołączany do odpowiedzi.

To ważne szczególnie dla zgód RODO i oświadczeń zdrowotnych — masz nie tylko zaznaczone „Tak", ale własnoręczny podpis klienta z datą i godziną złożenia.

Kod QR — wypełnienie na miejscu

Nie każdy klient wypełni ankietę przed wizytą. Dlatego system pozwala wygenerować kod QR dla konkretnej ankiety, który klient skanuje telefonem na miejscu w salonie.

Scenariusz jest prosty:

1. Klient przychodzi na wizytę bez wypełnionej ankiety
2. Pokazujesz mu kod QR z panelu lub wydrukowany na recepcji
3. Klient skanuje, otwiera formularz na swoim telefonie
4. Wypełnia, podpisuje, gotowe — wszystko cyfrowo, bez papieru

Możesz też wysłać link do ankiety SMS-em bezpośrednio z panelu jednym kliknięciem.

Archiwizacja i PDF

Każda wypełniona ankieta jest automatycznie archiwizowana w systemie. W panelu administracyjnym możesz:

• Przeglądać odpowiedzi — przy profilu klienta, z datą i statusem
• Pobrać PDF — pełny dokument z pytaniami, odpowiedziami i podpisem
• Sprawdzić status — czy ankieta czeka, czy jest już wypełniona

PDF zawiera wszystko, czego potrzebujesz do dokumentacji: nazwę ankiety, dane klienta, zarezerwowaną usługę, datę wizyty, treść każdego pytania, odpowiedzi i podpis elektroniczny. Idealny do archiwizacji i ewentualnych kontroli.

Koniec z teczkami pełnymi papierowych formularzy. Wszystkie zgody i ankiety w jednym miejscu, dostępne jednym kliknięciem.