Customowe powiadomienia email — dostosuj każdą wiadomość do swojej marki

Dlaczego powiadomienia o rezerwacji mają znaczenie?

Klient zarezerwował wizytę. Kilka sekund później dostaje email. To ten moment decyduje, czy poczuje, że zapisał się do profesjonalnej firmy, czy do czegoś generycznego z domyślnym szablonem.

Customowe powiadomienie email robi kilka rzeczy naraz:

• Potwierdza rezerwację — klient ma pewność, że wszystko poszło dobrze
• Wzmacnia markę — logo, kolor, ton głosu, który rozpoznaje
• Redukuje no-shows — konkretna data, godzina i pracownik czarno na białym
• Buduje relację — wiadomość od „Salon Klaudia" brzmi inaczej niż od „System Rezerwacji #4471"

Domyślne szablony UmówSię działają od pierwszego dnia. Ale jeśli chcesz, żeby Twoje powiadomienia o rezerwacji brzmiały jak Twoja firma — edytor jest w panelu, gotowy do użycia.

Które emaile możesz dostosować?

UmówSię wysyła kilka typów powiadomień email, każdy edytowalny niezależnie:

• Potwierdzenie rezerwacji — wysyłane natychmiast po zapisaniu wizyty. Klient dostaje szczegóły: usługę, datę, godzinę, pracownika.
• Przypomnienie o wizycie — automatyczny email wysyłany dzień lub kilka godzin przed wizytą. Jeden z najskuteczniejszych sposobów na ograniczenie no-shows.
• Anulowanie rezerwacji — informacja wysyłana gdy wizyta zostaje odwołana (przez klienta lub pracownika). Możesz dodać zaproszenie do ponownej rezerwacji.
• Przypomnienie o zajęciach grupowych — dostępne gdy masz włączony moduł zajęć grupowych. Osobny szablon dla uczestników zajęć zamiast indywidualnych wizyt.
• Prośba o opinię — wysyłana po zakończonej wizycie, jeśli masz włączone zbieranie opinii. Zawiera bezpośredni link do formularza oceny.
• Follow-up — zaproszenie na kolejną wizytę — automatyczny email wysyłany po czasie od ostatniej wizyty. Skuteczna metoda na utrzymanie klientów i zwiększenie częstotliwości wizyt.
• Prośba o płatność — dostępna przy włączonej integracji Stripe. Klient dostaje link do opłacenia wizyty online.

Każdy typ emaila to osobna zakładka w edytorze. Możesz dostosować tylko te, które chcesz — reszta używa domyślnych szablonów.

Edytor szablonów — jak to wygląda w praktyce?

Edytor szablonów email znajdziesz w Ustawieniach → zakładka Kreator Emaila. Interfejs jest podzielony na dwie kolumny: po lewej edytujesz treść, po prawej widzisz podgląd emaila w czasie rzeczywistym.

Dla każdego szablonu edytujesz dwa elementy:

• Temat wiadomości — tytuł emaila widoczny w skrzynce klienta, zanim w ogóle ją otworzy. Możesz użyć zmiennych też w temacie (np. Potwierdzenie: {{usluga}} – {{data}}).
• Treść wiadomości — bogaty edytor tekstowy z obsługą pogrubień, kursywy i wstawiania zmiennych dynamicznych jednym kliknięciem.

Pasek narzędziowy edytora zawiera przyciski do formatowania tekstu oraz chipsy zmiennych — kliknięcie wstawia placeholder dokładnie w miejscu kursora, zarówno w treści jak i w temacie wiadomości.

Zmienne dynamiczne — dane z rezerwacji wstrzykiwane automatycznie

To jest serce customowych powiadomień. Zamiast pisać statyczną treść, wstawiasz zmienne, które system zastępuje prawdziwymi danymi w momencie wysyłki. Każdy klient dostaje email z swoim imieniem, nazwą swojej usługi i swoją datą wizyty.

Dostępne zmienne dynamiczne:

• {{firma}} — nazwa Twojej firmy zarejestrowanej w UmówSię
• {{klient}} — imię klienta, który dokonał rezerwacji
• {{pracownik}} — imię pracownika przypisanego do wizyty
• {{usluga}} — nazwa usługi, która została zarezerwowana
• {{data}} — data wizyty (w formacie DD.MM)
• {{godzina}} — godzina wizyty (w formacie HH:MM)
• {{link}} — dynamiczny link (do formularza opinii, strony rezerwacji lub płatności — zależnie od typu emaila)
• {{kwota}} — kwota do zapłaty (dostępna w szablonie prośby o płatność)

Przykładowy temat z zmiennymi:

Potwierdzenie rezerwacji: {{usluga}} – {{data}} o {{godzina}}

Klient widzi w skrzynce:

Potwierdzenie rezerwacji: Strzyżenie damskie – 21.04 o 11:30

Spersonalizowane powiadomienia o rezerwacji wyglądają profesjonalnie i redukują liczbę pytań klientów o szczegóły wizyty — wszystko jest w mailu.

Kolory i logo — spójność z Twoją marką

W poprzednim artykule pisaliśmy o personalizacji strony rezerwacji — kolory, logo, zdjęcie w tle. Dobrą wiadomością jest to, że emaile dziedziczą te same ustawienia.

W każdym wysyłanym emailu:

• Kolor marki — kolor, który ustawiłeś w zakładce Branding, jest używany jako kolor akcentu nagłówka emaila. Klient widzi spójną paletę zarówno na stronie rezerwacji, jak i w skrzynce odbiorczej.
• Logo firmy — jeśli masz wgrane logo w ustawieniach, pojawia się automatycznie w nagłówku każdego emaila. Żadnej dodatkowej konfiguracji.
• Nazwa firmy w stopce — każdy email kończy się Twoją nazwą firmy, co wzmacnia rozpoznawalność marki.

Zmiana koloru marki w ustawieniach Brandingu od razu wpływa na wygląd wszystkich przyszłych powiadomień email. Nie musisz aktualizować szablonów osobno — system synchronizuje kolory automatycznie.

Podgląd na żywo

Edytując szablon, po prawej stronie ekranu widzisz podgląd emaila w czasie rzeczywistym. Podgląd symuluje jak email będzie wyglądał po wysyłce:

• Zmienne są zastąpione przykładowymi danymi (imię, usługa, data, godzina)
• Nagłówek emaila pokazuje logo i kolor Twojej marki
• Stopka zawiera nazwę firmy
• Widoczna jest inicjalizacja nadawcy — klient zobaczy skrót nazwy Twojej firmy zamiast anonimowego awatara

Podgląd renderuje się po każdej zmianie — piszesz treść i od razu widzisz efekt końcowy bez konieczności wysyłania testowych wiadomości.

Jak zacząć?

Edytor szablonów jest dostępny dla wszystkich klientów UmówSię, niezależnie od planu. Nie wymaga wiedzy technicznej ani znajomości HTML.

1. Zaloguj się do panelu administracyjnego
2. Przejdź do Ustawienia → Kreator Emaila
3. Wybierz typ powiadomienia z zakładek u góry (Potwierdzenie, Przypomnienie, itd.)
4. Edytuj temat i treść — używaj przycisków zmiennych do wstawiania danych z rezerwacji
5. Sprawdź podgląd po prawej stronie
6. Kliknij Zapisz

Jeśli chcesz wrócić do domyślnego szablonu, przycisk Przywróć domyślny pojawia się automatycznie przy każdym typie powiadomienia, który był modyfikowany.

Rekomendujemy zacząć od potwierdzenia rezerwacji i przypomnienia o wizycie — to dwa typy powiadomień, które klient dostaje najczęściej i które mają największy wpływ na postrzeganie Twojej marki.