Integracja z Google Calendar — dwustronna synchronizacja rezerwacji

Używaj narzędzi, które lubisz

Większość systemów rezerwacji próbuje Cię przekonać, że musisz pracować w ich interfejsie. My uważamy inaczej. Używaj narzędzi, które lubisz — UmówSię ma się do nich dopasować, nie odwrotnie.

Jeśli każdego dnia otwierasz Google Calendar, żeby sprawdzić spotkania, dodać prywatne wydarzenie, przejrzeć plan tygodnia — to Google Calendar powinien pokazywać też Twoje rezerwacje z salonu. Bez przełączania okien, bez logowania się do kolejnego systemu, bez „gdzie ja zapisałem tę wizytę".

Dlatego zbudowaliśmy integrację, która po prostu działa:

• Dwustronna synchronizacja — rezerwacje idą w obie strony
• Powiadomienia po Twojemu — Google Calendar ma własne przypomnienia, konfigurujesz je jak chcesz
• Klienci też zyskują — wizyta trafia do ich telefonu automatycznie
• Bez dodatkowej pracy — konfigurujesz raz, działa codziennie

Dla pracownika — rezerwacje w Twoim kalendarzu

Każdy pracownik może podpiąć swój Google Calendar do UmówSię. Po włączeniu integracji wszystkie nowe rezerwacje automatycznie pojawiają się w jego prywatnym kalendarzu Google:

• Nazwa usługi i pracownika w tytule wydarzenia
• Dane klienta (imię, telefon) w opisie
• Dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia
• Domyślne przypomnienie 60 minut przed wizytą

Każda zmiana rezerwacji — przeniesienie na inny termin, anulowanie, aktualizacja — automatycznie trafia do Google Calendar. Zero ręcznej synchronizacji.

Dwustronna synchronizacja — prywatne wydarzenia blokują terminy

Tu zaczyna się prawdziwa magia. Pracownik może wybrać jeden z dwóch trybów integracji:

• Pełna synchronizacja — rezerwacje z salonu trafiają do Google, a prywatne wydarzenia z Google blokują terminy w UmówSię
• Tylko eksport — jednokierunkowa synchronizacja, rezerwacje wysyłane do Google, ale prywatne wydarzenia nie wpływają na dostępność

Tryb pełnej synchronizacji to gra zmieniająca zasady. Wyobraź sobie:

• Jedziesz w środę do dentysty na 14:00 — dodajesz wydarzenie w Google Calendar
• UmówSię natychmiast wie, że jesteś zajęty
• Klient próbuje zarezerwować wizytę u Ciebie na 14:00 w środę — nie może, termin zablokowany
• Nie musisz niczego pamiętać, nie musisz niczego blokować ręcznie w panelu

System sprawdza Google Calendar co 15 minut, więc prywatne wydarzenia blokują terminy praktycznie natychmiast po dodaniu.

Prywatność — bo nie każdy temat spotkania jest publiczny

Pracownik ma w swoim prywatnym kalendarzu wydarzenia, które nie są sprawą właściciela salonu — wizyta u lekarza, rozmowa kwalifikacyjna, spotkanie rodzinne. To normalne.

Dlatego UmówSię ma opcję ograniczenia widoczności prywatnych wydarzeń:

• Gdy tryb prywatności jest włączony, tytuły prywatnych wydarzeń nie są przechowywane
• W panelu widać tylko okno czasowe „zajęte" — bez szczegółów
• Właściciel salonu widzi, że pracownik jest niedostępny, ale nie wie dlaczego

Wydarzenia oznaczone w Google Calendar jako „dostępne/wolne" (transparentne) nie blokują terminów — pracownik sam decyduje, co ma zablokować dostępność, a co nie.

Dla klienta — wizyta w telefonie

Klient też może podpiąć swój Google Calendar do swojego konta w UmówSię. Efekt? Każda rezerwacja automatycznie trafia do jego kalendarza Google — a Google Calendar synchronizuje się z telefonem, zegarkiem i każdym innym urządzeniem.

Co to daje klientowi?

• Wizyta w telefonie — pojawia się w kalendarzu automatycznie po rezerwacji
• Przypomnienie — domyślne 60 minut przed wizytą (Google potrafi przypominać też wcześniej)
• Aktualizacje — jeśli zmienisz termin rezerwacji, klient widzi zmianę w swoim kalendarzu
• Zero ręcznego zapisywania — klient nie musi sam dodawać wydarzeń

Mniej zapomnianych wizyt

No-shows to jeden z największych problemów firm usługowych. Klient umawia się na wizytę, a potem po prostu zapomina. Tracisz pieniądze, marnujesz czas, frustrujesz zespół.

Integracja z Google Calendar to dodatkowa warstwa przypomnień, niezależna od SMS-ów i maili, które wysyła UmówSię:

• Klient widzi wizytę w kalendarzu, gdy otwiera telefon rano
• Google Calendar sam przypomina o wizycie (popup, dźwięk, zegarek)
• Konflikty z innymi wydarzeniami są widoczne — klient nie umawia wizyty na ten sam czas co inne spotkanie
• Więcej kanałów przypomnień = mniej zapomnianych wizyt

Każde dodatkowe przypomnienie w innym kanale to kolejna szansa, że klient przyjdzie na wizytę. Google Calendar to taki kanał.

Jak włączyć integrację?

Konfiguracja jest błyskawiczna:

Dla pracownika

1. Wejdź w swój profil pracownika w panelu administracyjnym
2. Przejdź do sekcji „Integracje i kalendarze"
3. Wybierz tryb: pełna synchronizacja (zalecana) lub tylko eksport
4. Kliknij „Połącz z Google Calendar" i zaloguj się na swoje konto Google
5. Gotowe — rezerwacje zaczynają się synchronizować automatycznie

Dla klienta

1. Klient loguje się na swoje konto UmówSię
2. Wchodzi w „Integracja kalendarza" w menu profilu
3. Klika „Połącz" i autoryzuje dostęp do Google Calendar
4. Wszystkie przyszłe rezerwacje (i aktualne) synchronizują się z jego kalendarzem

Dostęp można w każdej chwili wyłączyć — zarówno po stronie UmówSię, jak i w ustawieniach konta Google. Twój kalendarz rezerwacji online pozostaje aktywny niezależnie od tego, czy masz włączoną integrację z Google.

Bezpieczeństwo

Dane autoryzacyjne (refresh tokeny) są szyfrowane w bazie danych. Pytamy o minimalne wymagane uprawnienia — dla trybu „tylko eksport" tylko prawo do tworzenia wydarzeń, dla pełnej synchronizacji dodatkowo prawo do odczytu. Nigdy nie prosimy o dostęp do Gmaila, dysku ani innych danych Google.